Digitalisering av inköp stavas Source – to – pay (S2P)

Att investera i digitalisering av sitt inköp med hjälp av en S2P lösning innebär ett skifte för inköpsorganisationer gentemot det strategiska inköpet och möjligheter för att realisera inköpspotentialen. Vår bedömning från Three P är att en digitaliserad S2P process ger möjligheter för en reducering av ett företags inköpsvolym med upp till 12%.

Inköpsorganisationer är ständigt under press att leverera besparingar, öka effektiviteten samt uppnå förbättrad kontraktsefterlevnad. Medan vissa företag har investerat i source-to-pay (S2P) moduler för att digitalisera sina inköpsprocesser, arbetar många inköpare helt eller delvis manuellt utan systemstöd. Utifrån vår erfarenhet, karaktäriseras dessa inköpsorganisationer av fokus på att få i ordning på de operativa inköpen och fakturahanteringen samt att de har liten insyn i sitt inköp. Vi på Three P har drivit flera digitaliseringsprojekt i syfte att implementera hela eller delar av S2P hos våra kunder.

Vi definierar S2P som en ”end-to-end” process för hela inköpsarbetet.

Från det att ett behov av ett inköp uppstår tills att det genomförs en betalning mot den andra parten. Till den här processen finns ett brett utbud av moduler som utgör det systemstöd som förenklar och effektiviserar inköpsarbetet. Dessa moduler kan delas in i två områden som tillsammans utgör S2P;

- Source to contract (S2C) – Moduler för strategiskt inköp som skapar insyn, förbättrarunderlag för strategiska beslut och möjliggör samarbeten med ditt leverantörsnätverk. Moduler som ingår i S2C är bland annat; spend analys, eSourcing, contract management och supply base management.

- Purchase to pay (P2P) – Moduler för operativt inköp vilket är många viktiga men repetitiva transaktioner som kräver noggrannhet och spårbarhet. Moduler som ingår i P2P är bland annat; eProcurement och eInvoice.

Figur 1. Source to pay processen
Potentialen för en digitaliserad S2P process är hög, upp till 12% reducering av ett företags inköpsvolymbaserat på en kombination av genomförda studier och historiska data.

Den största potentialen som vi ser ligger i det strategiska inköpet där man får ett förbättrat resultat från sina upphandlingar. Mycket tack vare användandet av eAuktioner genom eSourcing modulen, där vi på Three P åstadkommit besparingar på mellan 10 – 20% i upphandlingar. Kollar man på Scanmarket, som är en väletablerad eSourcing leverantör, ligger genomsnitts besparingen för eAuktioner på 9% för 2019*. I en studie gjord av Mckinsey** där man undersökt industrier som digitaliserat och automatiserat sina S2P processer, påvisas den positiva effekten genom en ökad kontraktsefterlevnad, bättre kostnadskontroll och högre effektivitet. Tillsammans motsvarar detta ca 3% reducering av den nuvarande inköpsvolymen.

Fördelarna med S2P talar för sig själv men det kan kännas övermäktigt att påbörja en sådan digitaliseringsresa. Med de många tillgängliga verktygen och leverantörerna måste inköpsorganisationen ha en tydlig vision av ”must have” och “nice to have”. En del av Three P’s arbete när det kommer till den här typen av projekt är att skapa en tydlig bild av digitaliseringsbehoven baserat på nuvarande situation och olika inköpsparametrar. En organisation kan behöva investera i en fullständig lösning för hela S2P, medan en annan kanske bara behöver en del eller delar av lösningen. För oss handlar det om att leverera pragmatiska lösningar utefter kundens behov och förutsättningar.

Referenser

*A road map for digitizing source-to-pay – McKinsey
**Scanmarket eAuction statistics 2019 –Average savings for all categories

Andreas Zetterberg

+46 708 93 29 24